О Порядке рассмотрения обращений граждан в администрации Губернатора Астраханской области

НАСТОЯЩИЙ МАТЕРИАЛ (ИНФОРМАЦИЯ) ПРОИЗВЕДЕН И РАСПРОСТРАНЕН ИНОСТРАННЫМ АГЕНТОМ ООО "МЕМО", ЛИБО КАСАЕТСЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ИНОСТРАННОГО АГЕНТА ООО "МЕМО".

В соответствии с Законом Астраханской области "О статусе Губернатора Астраханской области" и в целях совершенствования организации рассмотрения обращений граждан постановляю:

1. Утвердить Порядок рассмотрения обращений граждан в администрации Губернатора Астраханской области (прилагается).

2. Агентству по печати и информационным коммуникациям Астраханской области (Усманов Р.Х.) опубликовать настоящее постановление в средствах массовой информации.

3. Настоящее постановление вступает в силу по истечении 10 дней после его официального опубликования.

Губернатор Астраханской области

А.А.Жилкин

г. Астрахань, 4 апреля 2005 г.

Порядок рассмотрения обращений граждан в администрации Губернатора Астраханской области

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок рассмотрения обращений граждан в администрации Губернатора Астраханской области (далее - Порядок) устанавливает основные требования к организации деятельности по рассмотрению обращений граждан в администрации Губернатора Астраханской области.

1.2. В администрации Губернатора Астраханской области в соответствии с законодательством рассматриваются обращения граждан (далее - обращения) по вопросам, относящимся к компетенции Губернатора, Правительства Астраханской области.

1.3. Рассмотрение обращений производится Губернатором Астраханской области, вице-губернатором - председателем Правительства Астраханской области, заместителями председателя Правительства Астраханской области, начальником управления по работе с обращениями граждан администрации Губернатора Астраханской области.

1.4. Обращения граждан поступают в письменной или устной форме. В них авторами высказываются предложения, заявления, жалобы, ходатайства. Предложение - обращение гражданина, содержащее изложение конкретных мер, направленных на улучшение организации и деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности, общественных объединений, на совершенствование правовой основы государственной и общественной жизни, на решение вопросов экономической, политической, социально-культурной и других сфер деятельности государства и общества.

Заявление - обращение гражданина по поводу реализации принадлежащих ему прав и свобод, закрепленных Конституцией Российской Федерации, федеральным и областным законодательствами.

Жалоба - обращение гражданина по поводу восстановления его прав, свобод и законных интересов, нарушенных решениями и действиями (бездействием) государственного органа, органа местного самоуправления, должностного лица либо юридического или физического лица, а также по поводу восстановления прав, свобод или законных интересов других граждан.

Ходатайство - обращение гражданина, общественного объединения или должностного лица в поддержку просьбы иного гражданина о признании определенного статуса, прав и свобод.

Коллективное обращение - обращение двух и более граждан.

1.5. Управление по работе с обращениями граждан администрации Губернатора Астраханской области (далее - управление по работе с обращениями граждан) регулярно готовит информационно-аналитические и статистические материалы о поступающих обращениях граждан и представляет их Губернатору Астраханской области (далее - Губернатор).

2. Прием и регистрация поступающей корреспонденции

2.1. Письма граждан, поступившие по почте, вскрываются в отделе служебной корреспонденции (канцелярии) управления делопроизводства администрации Губернатора Астраханской области и передаются в отдел по приему и обработке, контролю и анализу обращений граждан управления по работе с обращениями граждан администрации Губернатора Астраханской области (далее - отдел управления по работе с обращениями граждан).

2.2. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в отделе управления по работе с обращениями граждан. Работники отдела проверяют наличие приложений, уточняют в случае неразборчивого написания фамилию, имя, отчество, адрес, ставят в известность граждан, что управление за приложенные к обращениям документы ответственности не несет. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии и подписи обратившегося гражданина и адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для уточнения прохождения письма. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

2.3. Все письма граждан, поступившие непосредственно Губернатору, вице-губернатору-председателю Правительства, заместителям председателя Правительства без регистрации, должны быть переданы соответствующими секретариатами в управление по работе с обращениями граждан.

2.4. Поступившие в управление по работе с обращениями граждан письма регистрируются в день их поступления. При регистрации на письменных обращениях граждан в правом нижнем углу ставится штамп управления по работе с обращениями граждан, куда вписываются входящий номер и дата регистрации письма. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

2.5. Регистрация писем граждан производится в автоматизированном режиме в базе данных "Письма" с последующей распечаткой регистрационно-контрольной карточки. Регистрационно-контрольная карточка содержит:

- фамилию, имя, отчество (полностью) обратившихся граждан;

- домашний адрес с указанием номера телефона при его наличии;

- вид корреспонденции (письмо, телеграмма, факс, сеть Интернет);

- тип обращения (жалоба, заявление, предложение, ходатайство);

- отметку о событии ("Выборы Президента РФ", "День Победы", "Выездной прием", "Прямая линия" и т.д.);

- индекс сопроводительного письма, если обращение переслано;

- краткую аннотацию поставленных в письме вопросов, которая обосновывает адресность направления письма на рассмотрение.

2.6. На обращение, поставленное на контроль в федеральных органах государственной власти, оформляется регистрационно-контрольная карточка с пометкой "Контроль".

2.7. При поступлении повторных обращений в регистрационно-контрольной карточке в обязательном порядке указывается признак повторности и подбирается переписка по предыдущим обращениям. Повторными обращениями считаются предложения, заявления, жалобы, ходатайства, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения (пункт 4.1 настоящего Порядка) или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением.

2.8. При оформлении регистрационно-контрольной карточки на обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Астраханской области, напечатанные на бланке и имеющие подпись депутата, первыми пишутся фамилии и инициалы депутата, а потом фамилия и инициалы заявителя с указанием его адреса.

2.9. Служебные письма, то есть документы на официальном бланке или имеющие штамп предприятия (организации, учреждения) и подписанные одним из его руководителей, подлежат регистрации в отделе управления по работе с обращениями граждан в случае, если содержат просьбу, ходатайство о решении тех или иных вопросов конкретных граждан. В данном случае в регистрационно-контрольной карточке указываются две фамилии - руководителя и гражданина, по поводу которого обращаются.

2.10. При регистрации коллективных обращений в регистрационно-контрольную карточку вносятся первые две-три фамилии заявителей, в том числе и тот автор, в адрес которого просят направить ответ.

2.11. Обращения, поступившие в адрес Губернатора по сети Интернет, в которых четко сформулированы конкретные просьбы и предложения, рассматриваются в соответствии с настоящим Порядком. Обращения, в которых указан только E-mail адрес без указания обязательных реквизитов (Ф.И.О., почтовый адрес), списываются в дело, за исключением тех, в которых изложена особо важная информация.

2.12. Анонимные письма, то есть письменные обращения гражданина или группы лиц без указания данных, позволяющих установить личность обратившегося, рассмотрению не подлежат, а списываются в дело. Если анонимные письма содержат конкретную и важную информацию, они могут быть направлены тем должностным лицам и органам исполнительной власти, в чью компетенцию входит решение вопросов, затронутых в них.

2.13. Письма, бессмысленные по содержанию, списываются в дело начальником управления по работе с обращениями граждан.

3. Направление обращения на рассмотрение

3.1. Зарегистрированные письма передаются на рассмотрение начальнику управления по работе с обращениями граждан, в случае необходимости представляются Губернатору, вице-губернатору - председателю Правительства, заместителям председателя Правительства, руководителю администрации Губернатора Астраханской области.

3.2. Решение о направлении обращения на рассмотрение принимается исходя исключительно из содержания обращения независимо от того, кому оно адресовано.

3.3. Указание об исполнении писем граждан, как правило, дается в форме резолюции. Обязательными элементами резолюции являются: фамилия исполнителя (или исполнителей), указание об исполнении, содержащее конкретное поручение, подпись дающего поручение, дата подписания и в необходимых случаях сроки исполнения.

3.4. В случае доклада Губернатору, вице-Губернатору - председателю Правительства проект резолюции должен быть подготовлен начальником управления по работе с обращениями граждан или его заместителем. Заместителям председателя Правительства проект резолюции готовят руководители их секретариатов.

3.5. В том случае, если в резолюции указано несколько лиц, ответственных за исполнение поручения, контроль за сроками рассмотрения и подготовку ответа автору заявления осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым. Соисполнители не позднее семи дней до конца срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

3.6. Обращения граждан должны направляться на исполнение в соответствующие структурные подразделения администрации Губернатора и исполнительные органы государственной власти не позднее чем в пятидневный срок со дня регистрации в отделе управления по работе с обращениями граждан.

3.7. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц.

3.8. В случае, если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает это обращение в управление по работе с обращениями граждан, указывает при этом подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.

3.9. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения лицу, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении.

3.10. На обращения, направленные на рассмотрение в органы местного самоуправления или иные организации по принадлежности, управление по работе с обращениями граждан направляет заявителям уведомления о том, куда направлено на рассмотрение их обращение и откуда они получат ответ.

3.11. Весь ход рассмотрения письма с записью поручений руководства заносится в базу данных "Письма".

3.12. Не разрешается передавать письма из одного структурного подразделения в другое, минуя отдел управления по работе с обращениями граждан.

3.13. Письма с резолюциями регистрируются в журнале отправки и под роспись передаются в отдел служебной корреспонденции (канцелярию) управления делопроизводства администрации Губернатора Астраханской области для отправки исполнителям.

3.14. На письмах с резолюцией: "Информировать администрацию Губернатора" ставится штамп: "Подлежит возврату".

3.15. Не возвращаются в отдел управления по работе с обращениями граждан администрации письма с резолюциями: "Для сведения", "Направляется по принадлежности".

3.16. Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются как обычные обращения.

3.17. Письма с просьбами о личном приеме должностными лицами рассматриваются как обычные обращения.

3.18. На письма, не являющиеся заявлениями, жалобами или ходатайствами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.

3.19. В случае, если обращение одного и того же лица и по тем же основаниям было ранее рассмотрено и во вновь поступившем обращении отсутствуют основания для пересмотра ранее принятых решений, должностное лицо, которому направлено обращение, вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя. В случае, если заявитель продолжает обращаться в администрацию Губернатора с вопросом, по которому он неоднократно получал ответы, начальником управления по работе с обращениями граждан может быть принято решение о прекращении с этим заявителем переписки по данному вопросу.

3.20. В случае, если по вопросу, содержащемуся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение, должностное лицо, которому направлено обращение, вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя.

3.21. Обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц, не рассматриваются. В необходимых случаях управление по работе с обращениями граждан направляет такие письма в правоохранительные органы.

4. Сроки рассмотрения обращений граждан и требования к оформлению ответа

4.1. Срок рассмотрения писем граждан не должен превышать 30 дней (если в резолюции не указан другой срок исполнения) со дня регистрации письма, а не требующие дополнительной проверки и изучения рассматриваются в срок до 15 дней. Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей рассматриваются в срок до 15 дней со дня их регистрации.

4.2. При невозможности рассмотрения письма в указанные сроки необходимо заблаговременно решить вопрос о продлении срока рассмотрения, подготовив справку с указанием проделанной работы по выполнению поручения, обоснованием невозможности рассмотрения его в сроки в полном объеме, а также предложениями по продлению срока рассмотрения. Продлить срок рассмотрения может должностное лицо, которое его установило. Заявителю направляется промежуточный ответ с указанием срока окончательного разрешения вопроса.

4.3. Ответы на обращения граждан подписывают руководители и должностные лица в пределах своей компетенции.

4.4. Ответы по исполнению поручений из структурных подразделений администрации Губернатора, исполнительных органов государственной власти поступают в отдел управления по работе с обращениями граждан. В правом нижнем углу письма делается пометка о дате поступления ответа, проставляется регистрационный номер обращения.

4.5. Подготовленные исполнителями ответы на обращения с письмом заявителя, регистрационно-контрольной карточкой, другими материалами передаются должностному лицу, давшему поручение.

4.6. Исполненными считаются обращения граждан, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и авторам даны исчерпывающие ответы. В ответе должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения и в какой форме. В ответах на коллективные обращения указывается, кому именно из авторов дан ответ.

4.7. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.

4.8. Снять документы с контроля могут: должностное лицо, давшее контрольное поручение по письму, руководитель администрации Губернатора Астраханской области, начальник управления по работе с обращениями граждан.

4.9. По результатам рассмотрения обращения может быть принят правовой акт. В случае, если экземпляр правового акта направляется заявителю, подготовки специального ответа не требуется.

4.10. Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Порядком, возвращаются исполнителю для доработки.

4.11. При утрате исполнителем письменных обращений назначается служебное расследование, о результатах которого информируется руководитель администрации Губернатора Астраханской области.

4.12. Данные о списании документа в дело заносятся в базу данных "Письма" с проставлением даты закрытия письма, результатом рассмотрения, после чего вся переписка помещается в папку "Дело", на которой пишется номер письма, фамилия, инициалы автора, дата поступления и закрытия.

4.13. Обращения граждан хранятся в управлении по работе с обращениями граждан в течение 5 лет, затем архивные дела, срок хранения которых истек, представляются на заключение экспертной комиссии администрации Губернатора Астраханской области, после чего составляется соответствующий акт на уничтожение, утверждаемый начальником управления по работе с обращениями граждан администрации.

5. Контроль за рассмотрением обращений граждан

5.1. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе исполнительных органов государственной власти и местного самоуправления области, выявления принимавшихся ранее мер по обращениям граждан при получении справки по вопросам, с которыми автор обращается неоднократно.

5.2. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе.

5.3. Контрольными функциями по исполнению обращений наделены секретариаты Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства, заместителей председателя Правительства и управление по работе с обращениями граждан.

5.4. Контроль за сроками рассмотрения обращений граждан осуществляется с помощью выходных форм, заложенных в компьютерной программе.

5.5. Один раз в месяц отделом управления по работе с обращениями граждан исполнителям направляются напоминания о необходимости ускорить подготовку ответов на те обращения, срок рассмотрения которых истек.

6. Организация личного приема граждан

6.1. Прием граждан в администрации Губернатора Астраханской области ведут: Губернатор области, вице-губернатор - председатель Правительства, заместители председателя Правительства, начальник управления и специалисты отдела по рассмотрению обращений граждан и взаимодействию с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления управления по работе с обращениями граждан.

6.2. Губернатор ведет прием граждан один раз в квартал каждую первую среду, с 14 до 17 часов по предварительной записи. При необходимости может быть назначен дополнительный прием.

6.3. Запись на прием к Губернатору производится работниками управления по работе с обращениями граждан не менее чем за месяц до даты приема.

6.4. На каждый прием записывается не более 15 человек, но по согласованию с Губернатором количество принимаемых может быть увеличено.

6.5. На обращение заводится регистрационно-контрольная карточка с кратким содержанием, которая передается начальником управления по работе с обращениями граждан специалистам управления на проработку, по итогам которой на имя Губернатора готовится информация по существу поставленных вопросов.

6.6. При необходимости специалисты управления по работе с обращениями граждан могут запрашивать по вопросам заявителей дополнительную информацию в различных структурных подразделениях администрации Губернатора, соответствующих исполнительных органах государственной власти, которые обязаны ее предоставить.

6.7. Граждане записываются на прием к Губернатору, как правило, в случае невозможности разрешения поставленных вопросов в пределах компетенции органов местного самоуправления, исполнительных органов государственной власти, куда ранее обращались заявители, а также в ряде исключительных ситуаций (срочное оказание материальной помощи, оплата лечения и т.д.).

6.8. Повторная запись на прием к Губернатору по одному и тому же вопросу не рекомендуется.

6.9. В день приема запись не производится.

6.10. Решение о записи на прием принимает начальник управления по работе с обращениями граждан на основании письменного заявления, представленного в управление.

6.11. Работники управления по работе с обращениями граждан обязаны разъяснять гражданам порядок приема Губернатором.

6.12. На приеме Губернатора присутствует начальник управления по работе с обращениями граждан либо его заместитель. Во время приема Губернатором в целях оперативного решения вопросов, поставленных в обращениях граждан, руководителям исполнительных органов государственной власти рекомендуется находиться на рабочих местах.

6.13. Гражданам, записавшимся на прием, выдается талон с указанием даты и времени приема. В случае переноса приема запись остается действительной до следующего приема.

6.14. По итогам приема регистрационно-контрольные карточки с резолюциями через управление по работе с обращениями граждан передаются на рассмотрение исполнителям, в случае отсутствия собственноручной резолюции Губернатора начальник управления по работе с обращениями граждан имеет право давать поручения исполнителям от имени Губернатора.

6.15. Исполнители обязаны в месячный срок, исключая обращения, где указаны другие сроки, представить информацию о выполнении поручения с приема Губернатора в управление по работе с обращениями граждан.

6.16. Вице-губернатор - председатель Правительства Астраханской области ведет прием граждан один раз в месяц, каждую вторую среду, с 14 до 17 часов по предварительной записи. Запись и организация приема вице-губернатором - председателем Правительства осуществляется в соответствии с пунктами 6.2 - 6.15 настоящего Порядка.

6.17. Заместители председателя Правительства Астраханской области ведут прием граждан по средам согласно графику, ежеквартально утверждаемому Губернатором.

6.18. Проект графика приема составляется управлением по работе с обращениями граждан. Число приемов для каждого должностного лица устанавливается исходя из анализа количества обращений граждан, поступающих по вопросам, относящимся к компетенции этого лица.

6.19. Запись на прием к заместителям председателя Правительства Астраханской области осуществляется в отделе по приему, обработке, контролю и анализу обращений граждан управления по работе с обращениями граждан за 10 дней до даты приема. Записавшимся гражданам выдается талон с указанием даты и времени приема. Записывается на каждый прием не более 15 человек.

6.20.Запись граждан на прием к заместителям председателя Правительства Астраханской области осуществляется исходя из распределения их обязанностей.

6.21. За день до приема регистрационно-контрольные карточки и имеющаяся переписка передаются в секретариаты заместителей председателя Правительства Астраханской области.

6.22. Заместители председателя Правительства Астраханской области ведут прием с руководителями секретариатов.

6.23. После приема карточки не позднее чем на следующий день передаются в отдел управления по работе с обращениями граждан для отправки на исполнение. Руководители секретариатов заместителей председателя Правительства Астраханской области совместно с работниками отдела по приему, обработке, контролю и анализу обращений граждан управления по работе с обращениями граждан контролируют исполнение поручений с личного приема граждан.

6.24. Работники управления по работе с обращениями граждан ведут прием граждан ежедневно (кроме выходных и праздничных дней) согласно еженедельному графику.

6.25. Если на личном приеме работников управления по работе с обращениями граждан невозможно разрешение обращения по существу вопроса, от посетителя принимается заявление либо заявителю разъясняется право его обращения в соответствующие органы, при необходимости рекомендуется записаться к соответствующему должностному лицу.

6.26. В случае обращения граждан по телефону работники управления по работе с обращениями граждан, ведущие прием, дают устные разъяснения по существу поставленных вопросов.

6.27. На приеме граждан должна поддерживаться доброжелательная и деловая атмосфера.

6.28. Губернатор ведет прием в помещении управления по работе с обращениями граждан.

6.29. Вице-губернатор - председатель Правительства Астраханской области, заместители председателя Правительства ведут прием в своих рабочих кабинетах.

6.30. График приема граждан Губернатором, вице-губернатором - председателем Правительства Астраханской области, заместителями председателя Правительства области регулярно публикуется в СМИ и размещается на информационном стенде управления по работе с обращениями граждан.

7. Неразглашение сведений, ставших известными при рассмотрении обращений граждан

Все работники структурных подразделений администрации Губернатора Астраханской области, исполнительных органов государственной власти несут ответственность за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением. Сведения, содержащиеся в обращениях, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями работающего лица. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.